W związku ze zbliżającym się zakończeniem zajęć dydaktyczno – wychowawczych w szkołach podstawowych
i ponadpodstawowych, przekazujemy informację z Ministerstwa Edukacji Narodowej w sprawie wydawania świadectw szkolnych promocyjnych, świadectw ukończenia szkoły oraz wypełniania arkuszy ocen.
- Symbole świadectw szkolnych promocyjnych i świadectw ukończenia szkoły
Szkoły podstawowe i ponadpodstawowe są zobowiązane wydawać świadectwa szkolne promocyjne i świadectwa ukończenia szkoły według wzorów określonych w obowiązującym rozporządzeniu Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7 czerwca 2023 roku w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków[1]. Wykaz wzorów stanowi załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia:
Świadectwa szkolne promocyjne szkoły podstawowej mają symbole od MEiN-I/1/1 do MEiN-I/7-SZ/1
Świadectwa ukończenia szkoły podstawowej – symbole od MEiN-I/8/1 do MEiN-I/12-SZ/1
Świadectwa szkolne promocyjne liceum ogólnokształcącego – symbole od MEiN-I/13/2 do MEiN-I/15-SZ/2
Świadectwa ukończenia liceum ogólnokształcącego – symbole od MEiN-I/16/2 do MEiN-I/18-SZ/2
Świadectwa szkolne promocyjne technikum – symbole od MEiN-I/19/2 do MEiN-I/20-w/2
Świadectwa ukończenia technikum – symbole od MEiN-I/21/2 do MEiN-I/22-w/2
Świadectwa szkolne promocyjne branżowej szkoły I stopnia – symbole od MEiN-I/23/2 do MEiN-I/24-w/2
Świadectwa ukończenia branżowej szkoły I stopnia – symbole od MEiN-I/25/2 do MEiN-I/26-w/2
Świadectwo ukończenia branżowej szkoły II stopnia – symbol MEiN-I/27/2
Świadectwo szkolne promocyjne szkoły specjalnej przysposabiającej do pracy – symbol MEiN-I/28/2
Świadectwo ukończenia szkoły specjalnej przysposabiającej do pracy – symbol MEiN-I/29/2
Świadectwo ukończenia szkoły policealnej – symbol MEiN-I/30/2
Przypominamy, że obowiązkowe zajęcia edukacyjne wpisuje się w arkuszu ocen i na świadectwie szkolnym promocyjnym i świadectwie ukończenia szkoły zgodnie z kolejnością przyjętą w ramowym planie nauczania dla danego typu szkoły na dany etap edukacyjny[2].
To oznacza, że zarówno w arkuszu ocen, jak i na świadectwie szkolnym powinny zostać wpisane wszystkie przedmioty określone w ramowym planie nauczania. Jeśli w danym roku zajęcia nie były realizowane, w wierszach, które nie są wypełniane, należy wstawić poziomą kreskę[3].
- Świadectwa ukończenia szkoły podstawowej i ponadpodstawowej jako dokumenty publiczne
Świadectwa ukończenia szkoły podstawowej i ponadpodstawowej – jako dokumenty publiczne kategorii trzeciej[4] – są wydawane na blankietach (poddrukach), zwanych potocznie w szkołach giloszami, zabezpieczonymi przed fałszerstwem. Rodzaje zabezpieczeń dla świadectw ukończenia szkoły wynikają zarówno z ww. rozporządzenia, jak i rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 lipca 2022 roku w sprawie wykazu minimalnych zabezpieczeń dokumentów publicznych przed fałszerstwem[5].
Wytwórcami blankietów świadectw ukończenia szkoły są trzy firmy, które przeszły procedurę przed Komisją do spraw dokumentów publicznych MSWiA polegającą na zatwierdzeniu projektu graficznego i wydruku próbnego blankietu:
- Pracownia Poligraficzno-Introligatorska INTRO-DRUK Sp. z o.o. z siedzibą w Koszalinie, ul. Przemysłowa 3 B, 75-216 Koszalin
Skrót nazwy wytwórcy umieszczony na blankiecie: PPIK
- Firma Poligraficzno-Introligatorska Udziałowiec Sp. z o.o. z siedzibą w Olsztynie, ul. Narcyzowa 2, 42-256 Olsztyn
Skrót nazwy wytwórcy umieszczony na blankiecie: UDZO
- Drukarnia Częstochowskie Zakłady Graficzne Sp. z o.o. z siedzibą w Częstochowie, aleja Najświętszej Maryi Panny 52, 42-217 Częstochowa
Skrót nazwy wytwórcy umieszczony na blankiecie: DCZG
Szkoły mogą nabywać blankiety bezpośrednio u wytwórców lub podmiotów upoważnionych przez Ministra Edukacji do pośrednictwa w sprzedaży blankietów i druków dokumentów publicznych, których emitentem jest minister właściwy do spraw oświaty i wychowania. Wykaz jest dostępny na stronie internetowej Ministerstwa Edukacji Narodowej https://www.gov.pl/web/edukacja/dokumenty-publiczne
Na szkole spoczywa także obowiązek prawidłowej personalizacji (czyli trwałym naniesieniu danych ucznia/absolwenta na dokument). Dokumenty publiczne kategorii trzeciej wydawane przez szkoły są personalizowane z wykorzystaniem drukarki atramentowej lub innej równoważnej, której środek kryjący będzie zapewniał trwałą integrację z podłożem.
Istotne jest, by do procesu personalizacji blankietów świadectw ukończenia szkoły nie stosować drukarek laserowych. Nie są to drukarki równoważne dla drukarek atramentowych, gdyż nie zapewniają trwałej integracji druku z podłożem.
Jednocześnie – biorąc pod uwagę obowiązujący okres przejściowy w ww. ustawie o dokumentach publicznych[6] informujemy, że w bieżącym roku szkolnym te szkoły, który nie nabyły jeszcze odpowiednich drukarek, mogą jeszcze personalizować świadectwa ukończenia szkoły z wykorzystaniem drukarek laserowych.
Obowiązkiem szkoły jest także prowadzenie ewidencji zakupionych blankietów dokumentów publicznych oraz wydanych świadectw szkolnych zgodnie z § 8 ww. rozporządzeniem w sprawie w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków.
Ponadto, należy zauważyć, że ustawa dnia 22 listopada 2018 roku o dokumentach publicznych (Rozdział 7 Przechowanie blankietów dokumentów publicznych oraz dokumentów publicznych) nałożyła na organy wydające dokumenty publiczne obowiązki związane z przygotowaniem pomieszczeń, w których są przechowywane blankiety dokumentów publicznych i dokumenty publiczne oraz odpowiednie ewidencjonowanie tych blankietów i dokumentów.
[1] Dz.U. poz. 1120 z późn. zm
[2] § 19 ust. 7 ww. rozporządzenia w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków.
[3] § 19 ust. 4 ww. rozporządzenia
[4] Zgodnie z Ustawą z dnia 22 listopada 2028 r. o dokumentach publicznych – Dz.U. z 2024 r. poz. 1669
[5] Dz.U. poz. 1456
[6] Art. 73 ust. 1 pkt 2 ustawy
W załączniku znajduje się pełna informacja z MEN.